採用担当の業務とは？現役採用担当が業務の裏側をお伝えします！！

採用担当業務のイメージ

みなさんにとって採用担当の業務とはどのようなイメージを持たれていますか？？

恐らく一番に思い浮かんでくるのは「面接官」ではないでしょうか。

採用担当とはその名の通り採用を担当する業務で、つまり求職との面接、応募書類等のやり取りを主に担当し会社の方針に沿って社員を増やしていく事が目的となります。

多くの方が就職活動時に会社説明会に参加した際や、面接を受けた時に採用担当者と接する機会があり、中には「採用担当って面白そう！」「採用担当の人ってキラキラして見える、、」と思ったことがある方もいらっしゃるかもしれません。

これから採用担当を目指していきたい！といった方向けに今回は採用担当の普段知ることが出来ない業務の裏側というものを今回はお伝えしていきます。

採用業務の流れ

採用担当者は四六時中、学生や求職者と会って会社の説明をしたり面接をしたりはしていません。

むしろそちらの業務の割合の方が少ないです。では実際にどのような業務をするか一連の流れを説明していきます。

採用計画立案

まずは会社の経営課題や事業戦略に沿って、採用人数や期間などを決めていきます。例えば、新規事業を始めるのでそれに向けて年間５０名採用する。求める人物としては、現状の会社の課題として営業力が不足しているので、営業実績のある即戦力の人材を年間目標の５０名のうち３０名は中途から採用し、残り２０名は将来性のある新卒を採用しよう。などといった具体的な数字や求める人材を選定していきます。その他にも、自社の魅力を言語化しどのように魅力を伝えていくかを考えたり、採用フローをどのようにしていくか、担当する面接官は誰にするかなどを決めていきます。

母集団の形成・募集活動

採用の予算内で、どのような採用媒体を使うのか手法はどうするのかを決めて実行します。例えば、有料求人媒体を使って募集、会社説明会やセミナーで募集などがあります。近年ではSNSを使って求職者との交流をし、そこから採用になるケースもあります。求める人材や募集人数、予算などからどのような手法が効率的なのか分析し選定していきます。業種、職種、雇用形態、会社の特徴等によって合う手法と合わない手法もあるので徹底的に自社を分析する必要があります。

求職者の面接・選定

母集団から応募を集めた後にやるべきこととしては、求職者（応募者）の選定です。一般的な流れとしては、応募者とコンタクトをし書類選考、面接という形で進めていきます。中には筆記試験、適性検査を実施する企業も存在します。すべてに共通するポイントとしては、自社の求めている人材に合っているかどうか、会社の方針（理念）に賛同できるかどうかこの２点を中心に考え、合否を出していきます。注意点としては応募書類等、求職者の個人情報を取り扱う場面が出てくるので漏洩がないように厳重に管理していくことが大事です。採用に繋げるポイントとしてはいかに早く選考を進められるかがカギとなってきます。理由としては他の企業に流れてしまう可能性が高くなるからです。その為、採用担当者はスケジュール管理能力や対応スピードが特に求められます。

内定者のフォロー

内定者を選定した後は即座に内定者に内定通知を出し、入社の意向を確認します。内定承諾を得られたら入社手続き書類の発行や入社前研修の段取り・実施をしていきます。会社によっては社内見学を実施し実際の業務のイメージを持ってもらう事で内定者の不安を払拭したりする企業もあります。特に新卒採用時は内定から入社までの期間が長いのでフォローする環境がないと不安になり、場合によっては内定辞退になり他の会社に流れてしまう事もあります。ここでのポイントとしては、内定者の不安を払拭し業務のイメージを持ってもらう事です。採用担当者のゴールは内定承諾を得ることではなく、入社しこの会社に入って良かったと思ってもらう事がゴールになります。なので内定承諾を得られた後も徹底的にフォローしていきましょう。

採用担当者に必要なスキル

一昔前の話ですが人事部は仕事が出来ない人が回されるイメージが一部であったみたいです。インターネット上の情報なので定かではないのですが、、しかし現在は人事部は企業にとって必要不可欠な存在であり、採用担当者が採用できなければ社員は増えず会社が倒産してしまいます。なので採用担当者に求められるスキルは高いです。採用担当者に必要なスキルは何か解説していきます。

法令知識

これはどの採用担当には必ず必要な知識であり、この知識がないとそもそも採用活動が出来ないと言っても過言ではありません。採用活動時には厚生労働省が定めた法令に沿って活動を行なわなければならないからです。これは厚生労働省のホームページに記載があるのでいつでも確認は出来ます。

【参考】厚生労働省HPより公正な採用選考の基本

例えば、面接時に家族は何の仕事しているのか等は聞いてはいけない質問になります。現在では尊敬する人物を聞くことも職業差別に繋がる恐れがあるとされています。（私が就職活動していた時は、多くの会社から質問されていました）あくまで一例を挙げましたが上記のリンクに詳しく記載がありますので、上記リンクを参照いただければと思います。他にも求人票には、男女の制限（例：男性のみ募集）や年齢を制限する（例：応募条件３０歳以下）などの記載は出来ないのでそこも注意しましょう。

営業力

これはあくまで私個人の見解になりますが、私は「採用活動＝営業活動」だと思っています。何故なら自社の魅力を求職者に伝えてこの会社に入りたいと思ってもらう、という部分で営業と全く一緒だと考えるからです。営業も商品の魅力をお客様に伝えて購入に繋げる、ここは共通する部分なので営業力は必要になってきます。例えば、自社の特徴（強み）がいくつかあると仮定し、求職者が自身の成長というものを軸に会社を選んでいるというニーズがあったら、自社の成長出来る環境や仕組みを求職者に推していくなど営業スキルがあれば自然に求職者に合った魅力の伝え方が出来るからです。ここのスキルがあるかないかで採用決定率が大きく変わるので、採用担当は営業力も求められてきます。

分析力（マーケティング）

採用担当者は分析力も必要になってきます。どの部分で必要になってくるかというと、書類選考から内定までのフローを数字で管理し、例えば１次選考から２次選考の辞退率が高い場合、１次選考の内容が悪いのか担当が悪いのかなど分析する場面が出てきます。ここで分析力の長けている採用担当者の場合、辞退者の特徴や共通点を捉えて対策をし改善する事が出来ます。なので採用担当者はしっかり数字で管理し、辞退者の特徴や共通点を捉えて仮説を立てて対策をしていくような分析力が必要になってきます。辞退の例を挙げましたが、応募が来ない要因や求人票の閲覧数が上がらないなどといった部分も分析する場面があるので採用業務全般で分析する場面は出てきます。

スケジュール管理能力

採用業務ではスケジュールが頻繁に変わったりすることがあります。例えば急に面接が入ったり、急な面接日程の変更があったり等です。求職者が在職中の場合は特に限られた日程で面接を実施しなければならないので、具体的な例を挙げると前後に予定（面接、セミナー等）が入っていた場合、実施時間や移動時間などを考慮してその時間に組み込めるかどうかを考えたりしなければなりません。簡潔にお伝えすると他の予定とバッティングさせないように管理する必要があります。これは言うまででもないとは思うのですが、面接の予定を入れて採用担当者が面接の予定を忘れてすっぽかしてしまったなんてことは言語道断です。このことから採用担当者はスケジュール管理能力も必要になってきます。

採用担当業務のやりがいと難しく感じる部分

ここまでで採用業務の流れや、必要なスキルをお伝えしてきましたが最後に採用担当業務のやりがいと難しく感じる部分についてお伝えします。人それぞれやりがいに感じる瞬間や難しく感じる部分は違うので、ここではあくまで私がやりがいに感じる瞬間と難しく感じる部分ををお伝えしていきます。

やりがいに感じる瞬間

まずやりがいに感じる瞬間としては大きく３つあり、色んな考えを持った方と接する機会が多いので自己成長に繋がるといったところです。多くの価値観に触れ合うので「こういう考えがあったのか」や「この伝え方だとこういう人には響くのか」などといった発見が多々あります。

他には自分が採用担当をして入社した方が会社で活躍したり生き生きして働いている姿を見ていると採用担当をしていて良かったと思えます。

あとは採用は組織に大きく関わる部分なので、社員が増えて会社の規模が大きくなると達成感などが得られます。

難しいと感じる瞬間

これは採用人数が思うように増えない瞬間です。採用担当として採用が出来なければ採用担当として業務をしていないという事になるので、採用が上手くいかないときはもちろん落ち込む事もあります。上記の必要スキルの部分で「採用活動＝営業活動」とお伝えしましたが、上記以外での共通する部分としては、採用担当者も目標の採用人数がありそれを達成するかしないかで会社からの評価も変わってきます。なので採用担当者も目標数字の管理なども必要になってくるのです。上手くいっていない理由が明確に分かれば対策は打てるのですが、中には原因不明な事も多々あります。その時はがむしゃらに試行錯誤をして仮説を立てたりなどしてひたすら解決策を探し改善しないといけません。逆に言えばそういうところも採用担当業務の面白さがあるので、これをピンチと捉えるか成長のチャンスと捉えるかは考え方次第になってきます。

まとめ

採用業務についてお伝えし、冒頭にも出しましたが、採用業務のイメージとギャップはありましたでしょうか？私が聞く限り多くの方が採用担当者はキラキラして見える、花形という印象を持たれているので、現役採用担当者として裏側も知ってほしいという事で今回記事を書きました。

これから採用を担当を目指していきたい方、採用担当とはどんな仕事かを知りたいといった方などは参考にしていただければ嬉しいです。

今回の記事を一言でまとめるとしたら、「採用活動＝営業活動」これだけは覚えて帰っていただけたらと思います。

人事部　齊藤遼

【プロフィール】

大学卒業後→商社→外資系生命保険会社→人材ベンチャー企業→現2020年4月～(株)stance innovation

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